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Fleet Rewind Ltd ("nosotros", "nos", "nuestro"), que opera bajo la marca ÉascaDesk, está comprometida con el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 (RGPD) tal como se aplica en Irlanda y en todo el Espacio Económico Europeo, así como con la Ley de Protección de Datos irlandesa de 2018.
Este documento establece nuestras obligaciones y prácticas de RGPD tanto como responsable del tratamiento (para nuestros propios datos empresariales y datos de cuenta de responsables) como encargado del tratamiento (para los datos de empleados introducidos en ÉascaDesk Scheduler por clientes empresariales).
Está destinado a:
Fleet Rewind Ltd es el responsable del tratamiento de:
Cuando un cliente empresarial (responsable) utiliza ÉascaDesk Scheduler para almacenar y gestionar los datos de sus empleados — incluidos nombres, números de teléfono, disponibilidad, registros de fichaje y NIF — ese cliente empresarial es el responsable del tratamiento y Fleet Rewind Ltd actúa como encargado del tratamiento.
Como encargados, solo tratamos los datos de los empleados:
El Artículo 28 del RGPD exige que el tratamiento por parte de un encargado esté regulado por un contrato vinculante. Nuestro Acuerdo de Tratamiento de Datos está incorporado y forma parte de nuestros Términos y Condiciones. Al aceptar los Términos y Condiciones y utilizar ÉascaDesk Scheduler Pro, los clientes empresariales formalizan este ATD.
El ATD incluye, como mínimo:
Si necesita un ATD firmado independiente para sus propios registros de cumplimiento, contáctenos en [email protected].
| Categoría | Interesados | Ejemplos |
|---|---|---|
| Datos de identidad | Responsables, empleados | Nombre, dirección de correo electrónico, NIF (opcional, solo empleados) |
| Datos de contacto | Responsables, empleados | Dirección de correo electrónico, número de teléfono de WhatsApp (E.164) |
| Datos de autenticación | Responsables | Hash de contraseña, tokens JWT, marca de tiempo del último inicio de sesión |
| Datos de empleo y planificación | Empleados | Habilidades, preferencias de disponibilidad, asignaciones de turnos |
| Registros de jornada laboral | Empleados | Marcas de tiempo de entrada/salida, duración de descansos, origen (WhatsApp / manual / automático), indicador de estimación |
| Datos de auditoría y corrección | Empleados, responsables | Entradas del registro de auditoría, solicitudes de edición, motivos de corrección, identidad del responsable en edición/eliminación |
| Datos financieros | Responsables | ID de cliente de Stripe, estado de suscripción (no almacenamos datos de tarjetas) |
| Datos técnicos | Todos los usuarios | Dirección IP, agente de usuario, registros de solicitudes (máx. 90 días) |
| Estado de conversación | Empleados | Estado de sesión de WhatsApp (TTL de 30 min) |
No tratamos datos de categorías especiales (Art. 9 RGPD) a menos que sean incluidos inadvertidamente en campos de texto libre por el responsable o el empleado. Si detecta datos de categorías especiales en el sistema, contáctenos de inmediato.
| Finalidad | Base jurídica (Art. 6 RGPD) |
|---|---|
| Cuenta de responsable y autenticación | Art. 6(1)(b) — ejecución del contrato |
| Prestación de funciones de planificación | Art. 6(1)(b) — ejecución del contrato |
| Procesamiento de pagos mediante Stripe | Art. 6(1)(b) — ejecución del contrato |
| Planificación de empleados (Pro) | Art. 6(1)(f) — intereses legítimos del responsable (gestión eficiente de la plantilla); empleados informados por su empleador |
| Bot de fichaje por WhatsApp | Art. 6(1)(c) — obligación legal del empleador (Real Decreto-ley 8/2019, donde proceda); Art. 6(1)(f) — intereses legítimos en otros casos |
| Exportación CSV de cumplimiento y registro de auditoría | Art. 6(1)(c) — obligación legal (como encargado actuando en nombre del responsable) |
| Seguridad y prevención del fraude | Art. 6(1)(f) — intereses legítimos |
| Respuesta a consultas de soporte | Art. 6(1)(f) — intereses legítimos |
Como encargados del tratamiento, utilizamos los siguientes subencargados. Nos aseguramos de que cada uno esté vinculado por un acuerdo de tratamiento de datos que proporcione protecciones al menos equivalentes a las de esta política (Art. 28(4) RGPD).
| Subencargado | Función | Ubicación | Salvaguarda |
|---|---|---|---|
| Stripe Inc. | Procesamiento de pagos | EE.UU. | CCE + ATD de Stripe |
| Meta Platforms Ireland Ltd | API WhatsApp Business Cloud | UE / EE.UU. | ATD de Meta + CCE |
| Proveedor de infraestructura en la nube | Alojamiento PostgreSQL, cómputo | UE | ATD con el proveedor |
Notificaremos a los clientes empresariales con antelación razonable cualquier cambio previsto en los subencargados (adiciones o sustituciones), dándoles la oportunidad de oponerse. Los detalles sobre la oposición se encuentran en nuestros Términos y Condiciones.
Cuando los datos personales se transfieren fuera del EEE — incluidos a Stripe (EE.UU.) y Meta (centros de datos en EE.UU.) — nos basamos en las Cláusulas Contractuales Estándar (CCE) adoptadas por la Comisión Europea en virtud del Art. 46(2)(c) del RGPD.
Realizamos evaluaciones de impacto de las transferencias (EIT) cuando es necesario y aplicamos medidas técnicas complementarias (como el cifrado en tránsito y en reposo) cuando corresponde.
Implementamos medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, entre ellas:
En caso de violación de datos personales, Fleet Rewind Ltd:
Los clientes empresariales que tengan conocimiento de una posible violación relacionada con datos de ÉascaDesk deben notificárnoslo inmediatamente en [email protected].
Fleet Rewind Ltd está obligada en virtud del Art. 28(3)(e) a asistir a los clientes empresariales (responsables) en el cumplimiento de sus obligaciones relativas a los derechos de los interesados. La tabla siguiente establece los derechos y cómo deben canalizarse las solicitudes.
| Derecho | Canal para empleados | Nuestro rol como encargado |
|---|---|---|
| Acceso (Art. 15) | Contacte primero con su empleador | Proporcionar exportación de datos al responsable previa solicitud |
| Rectificación (Art. 16) | Contacte con su empleador | Actualizar registros siguiendo instrucciones del responsable |
| Supresión (Art. 17) | Contacte con su empleador | Eliminar registros sujeto a la retención legal (fichajes: mínimo 4 años) |
| Limitación (Art. 18) | Contacte con su empleador | Marcar registros como restringidos siguiendo instrucciones del responsable |
| Portabilidad (Art. 20) | Contacte con su empleador | Exportar datos en formato CSV (disponible mediante la exportación de cumplimiento) |
| Oposición (Art. 21) | Contacte con su empleador | Cesar el tratamiento siguiendo instrucciones del responsable cuando sea lícito |
Fleet Rewind Ltd mantiene Registros de Actividades de Tratamiento internos conforme al Art. 30 del RGPD, que abarcan tanto nuestras actividades como responsables como las actividades como encargados en nombre de los clientes empresariales. Estos registros están disponibles para la Comisión de Protección de Datos previa solicitud.
Los clientes empresariales están obligados a mantener su propio RAT para sus actividades de tratamiento de datos de empleados, incluido el uso de ÉascaDesk Scheduler. Las categorías de datos, las finalidades y las bases jurídicas establecidas en este documento deben ayudar a los clientes a completar sus propios registros.
El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a los empleadores españoles a mantener un registro diario de la jornada laboral de cada empleado, conservar los registros durante cuatro años y ponerlos a disposición de los inspectores de trabajo, los empleados y los representantes de los trabajadores.
| Requisito normativo | Implementación en ÉascaDesk |
|---|---|
| Registro diario de entrada y salida | El bot de WhatsApp registra las marcas de tiempo en el momento de recepción del mensaje; también disponible la entrada manual |
| Registros conservados durante 4 años | Los fichajes solo se eliminan lógicamente; el registro físico nunca se elimina de la base de datos |
| Trazabilidad de las correcciones | El registro de auditoría inmutable registra cada creación, edición y eliminación; las solicitudes de edición registran el responsable proponente y la aprobación o rechazo del empleado por WhatsApp |
| Trazabilidad de las eliminaciones | La eliminación lógica captura deleted_at, deleted_by_user_id y delete_reason |
| Exportación para inspección | La exportación CSV de cumplimiento (audit=true) incluye todos los campos anteriores más las marcas de tiempo originales, para presentación directa a los inspectores |
| NIF del empleado | Campo opcional en el registro del empleado; incluido en el CSV de cumplimiento cuando está disponible |
| Registros autogenerados marcados | Los cierres automáticos se marcan como is_estimated=true y source=auto; se indica a los responsables que los revisen |
El tratamiento de registros de jornada laboral de empleados por parte de empleadores españoles está supervisado por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Los empleados con reclamaciones relacionadas con el tratamiento conforme a la legislación española pueden contactar con la AEPD en www.aepd.es.
| Tipo de dato | Retención | Mecanismo de eliminación |
|---|---|---|
| Cuenta de responsable | Cuenta activa + 12 meses tras la solicitud de eliminación | Solicitud de eliminación de cuenta al soporte |
| JSON de ejecución de planificación | Durante la cuenta activa | Eliminado por el responsable o en la eliminación de la cuenta |
| Archivos Excel cargados | Inmediatamente tras completar la resolución | Automático |
| Registros de empleados | Durante la cuenta activa | Eliminable por el responsable en cualquier momento (sujeto a la retención de fichajes) |
| Fichajes (incluidos los eliminados lógicamente) | Mínimo 4 años (legislación española); en otros casos, durante la cuenta activa | Solo eliminación lógica; eliminación física tras el período de retención |
| Registro de auditoría de fichajes | Mínimo 4 años; inmutable | No eliminable durante el período de retención |
| Estado de sesión de WhatsApp | TTL de 30 minutos | Expiración automática |
| Registros de acceso al servidor | Hasta 90 días | Eliminación automática progresiva |
Al cierre de la cuenta, eliminaremos o anonimizaremos todos los datos personales en un plazo de 30 días, excepto cuando la retención sea requerida por ley (p. ej., registros de fichaje para cuentas sujetas a la legislación española).
Fleet Rewind Ltd no dispone actualmente de un Delegado de Protección de Datos (DPD) designado, ya que no alcanzamos los umbrales que requieren el nombramiento obligatorio de un DPD en virtud del Art. 37 del RGPD. Todas las consultas sobre protección de datos son gestionadas por la dirección de la empresa.
Contacto para asuntos de protección de datos:
Autoridades de supervisión:
Tiene derecho a presentar una reclamación ante su autoridad de supervisión local en cualquier momento, sin perjuicio de cualquier otro recurso administrativo o judicial.
